Dertien (verborgen) kosten van bedrijfsopleidingen

Per jaar besteden Nederlandse bedrijven honderden miljoenen aan training en opleiding. De trend is dat de opleidingsduur korter wordt en dat de kosten ervan stijgen. Iets meer dan de helft van de deelnemende bedrijven is na een training tevreden*. Op een rapport zou dat een 5,5 zijn. Hoe kan dat beter? Bij het bepalen van het rendement van een training, kijkt u naar de investering en naar wat het opbrengt. Dat is een deur die zó ver open staat, dat u zich misschien niet eens realiseerde wat dit inhoudt. Toch denk ik dat veel leidinggevenden in elk geval de kosten/batenverhouding niet scherp in beeld hebben. In dit eerste artikel nemen we de kostenkant onder de loep. De volgende keer bekijken we de opbrengsten-kant en reik ik u een model aan voor een rendementsberekening. 1. Cursusprijs Het allereerste wat duidelijk lijkt, is de cursusprijs. Die maakt echter maar een fractie uit van wat een training werkelijk kost. Kessels/Smit (2004) berekenen dat de loonsomkosten van cursisten doorgaans het tienvoudige bedragen van de zichtbare directe opleidingskosten. 2. Bruto loonkosten en toeslagen Iemand die een training volgt, doet dat niet in zijn vrije tijd. Als werkgever betaalt u het salaris en de premies. Als de training (voor een deel) in de avonduren valt of in het weekend, dan zijn er ook nog toeslagen te verrekenen. 3. Vervanging Als een (productie-)proces persé doorgang moet vinden, moet u voor deelnemers aan een training een vervangende dienst regelen. De kosten daarvan hoort u bij de kosten van de training te tellen. 4. Verblijfkosten Een training van vijfmaal een dagdeel in vijf weken geeft een heel ander kostenplaatje dan één van drie dagen aanééngesloten. Driemaal lunches plus twee overnachtingen kan er, afhankelijk van de locatie, behoorlijk inhakken. We komen dit aspect ook weer tegen in het volgend artikel, want de binding in de trainingsgroep kan behoorlijk sterker zijn wanneer u een training juist niet opsplitst. 5. Reiskosten Gaat u bij een meerdaagse training voor besparing op verblijfkosten, dan geeft u weer meer uit aan de reiskosten… Zet die twee toch eens tegenover elkaar. U zou samenreizen moeten bevorderen. U zou ook, onderweg naar de trainingslocatie, samen in één touringcar alvast een teamopdracht kunnen doen. 6. Huiswerk Als deelnemers aan een training huiswerkopdrachten krijgen, zouden ze die eigenlijk in werktijd moeten doen. Hoe groot is de werklast van die opdrachten? Wat is de werkelijke bijdrage van het huiswerk aan het rendement van de training? 7. Directe materialen (studiematerialen) Meestal is er een syllabus of webbased naslagwerk. Misschien ook moet er nog literatuur aangeschaft worden die niet in de cursusprijs is opgenomen. Of wil de deelnemer zich nog breder oriënteren, of verlangd de training een instapniveau dat nog niet alle deelnemers hebben. 8. Indirecte materialen Onder Indirecte materialen verstaan we die zaken die een deelnemer ná de training nodig heeft. Het zou kunnen zijn dat tijdens een training ´Effectief werken met Outlook´ blijkt dat een nieuwere versie daarvan grote winst op zou leveren. Of dat het handig zou zijn als alle stafmedewerkers een Blackberry zouden hebben. 9. Doorlopende/ of startkosten Sommige trainingen moeten worden opgefrist of verlangen het onderhoud van het uitgereikte certificaat aan de medewerker. Ook kunnen er aan de inschrijving of registratie nog kosten verbonden zijn. 10. Ontwikkelkosten of inspanning eigen management Als het goed is (maar daar hebben we het later nog over), wordt van leidinggevenden van deelnemers verwacht dat zij een inspanning leveren aan de intake van de training of aan de ondersteuning van de deelnemer nadát deze zijn training heeft gevolgd. Het uitvoeren van een 3600-instrument of het coachen van een deelnemer kan aardig in de uurtjes lopen. 11. Administratieve kosten Zoals al uit voorgaande punten bleek, kan de training een aardige organisatie-inspanning van uw secretariaat vragen. Wie is wanneer weg, hoe reist die en is er een overnachting geregeld? Kan de vervanging worden geregeld? 12. Evaluatiekosten Net als bij de intake kan er ná de training een evaluatie-inspanning van uw leidinggevenden worden gevraagd. Voor evaluatie geldt hetzelfde als voor de intake: hoewel die inspanningen het rendement van de training sterk kunnen vergroten, zult u ze aan de voorkant toch als kosten moeten meecalculeren. 13. Verborgen kosten Onder verborgen kosten rekenen we dát wat de groepsdynamica doet wanneer een individu plotseling ander gedrag vertoont: iemand die, haaks op de organisatiecultuur, ‘nee’ heeft leren zeggen, wordt tegengewerkt. ‘Denk jij je anders te moeten gedragen? Dat zullen we je wel eens afleren’. Als een Nieuwe Wind niet breedgedragen wordt, gaat dit ten koste van het rendement van de deelnemer, de niet-deelnemers en daarmee van de gevolgde training.